{"id":6083,"date":"2015-10-04T22:37:10","date_gmt":"2015-10-05T03:37:10","guid":{"rendered":"http:\/\/colegiocolombianodecontadores.com\/?p=6083"},"modified":"2017-02-04T22:00:26","modified_gmt":"2017-02-05T03:00:26","slug":"libros-de-contabilidad-pueden-ser-llevados-en-archivos-electronicos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083","title":{"rendered":"Libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos"},"content":{"rendered":"

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES<\/strong><\/span><\/p>\n

CIRCULAR EXTERNA N\u00daMERO 100-00005 SEPTIEMBRE 04 DE 2015<\/strong><\/span><\/p>\n

Con fundamento en las facultades legales de la Superintendencia de Sociedades, se expide la circular b\u00e1sica jur\u00eddica (la \u201cCircular\u201d), la cual recopila las principales instrucciones generales que en materia legal ha emitido esta entidad y que hasta la fecha han estado vigentes.<\/p>\n

CAP\u00cdTULO IV –\u00a0<\/span>Supresi\u00f3n de la inscripci\u00f3n de los libros de contabilidad en el registro mercantil<\/span><\/span><\/h1>\n

Los libros de contabilidad y de junta directiva no requieren inscripci\u00f3n en el registro mercantil.<\/span><\/p>\n

1. Libros de contabilidad \u2013 no requieren inscripci\u00f3n en el Registro Mercantil y pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos<\/span><\/h2>\n

El Decreto-ley 019 de 2012<\/a> suprimi\u00f3 el registro de los libros de contabilidad en la C\u00e1mara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electr\u00f3nicos.<\/span><\/p>\n

Esta afirmaci\u00f3n se deriva de las siguientes consideraciones:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. El art\u00edculo 173 del decreto que nos ocupa, adicion\u00f3 un inciso al art\u00edculo 56 del C\u00f3digo de Comercio, donde consagr\u00f3 la posibilidad de llevar en archivos electr\u00f3nicos todos los libros del comerciante.<\/span><\/li>\n
  2. El primer inciso se mantuvo sin modificaci\u00f3n desde su original, consagrado en el Decreto 410 de 1971<\/a>, el cual se\u00f1ala: \u2018Los libros podr\u00e1n ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras est\u00e9n numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentaci\u00f3n del Gobierno\u2019<\/em>. Como es evidente esa reglamentaci\u00f3n alud\u00eda a los decretos que fue necesario expedir para efectos de instrumentalizar la norma del C\u00f3digo de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentaci\u00f3n para que los libros dejen de estar inscritos en el registro mercantil.<\/span><\/li>\n
  3. Tampoco requiere reglamentaci\u00f3n la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electr\u00f3nicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupar\u00e1 \u00fanicamente del registro de libros electr\u00f3nicos que conservan la obligaci\u00f3n de la inscripci\u00f3n en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armon\u00eda con lo dispuesto en el art\u00edculo 175 del decreto que nos ocupa.<\/span><\/li>\n
  4. El art\u00edculo 175 ib\u00eddem, modific\u00f3 el numeral 7 del art\u00edculo 28 del C\u00f3digo de Comercio as\u00ed:<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    \u201cArt\u00edculo 28. Deber\u00e1n inscribirse en el registro mercantil:<\/span><\/p>\n

    \u2026<\/span><\/p>\n

    Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios\u201d<\/span><\/p>\n

    Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedici\u00f3n del mencionado decreto, los comerciantes no est\u00e1n obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentaci\u00f3n alguna como se explic\u00f3 anteriormente<\/span>.<\/span><\/p>\n

    2. Libros inscritos en el Registro Mercantil que contienen folios que no han sido utilizados<\/span><\/h2>\n

    La administraci\u00f3n del ente econ\u00f3mico decidir\u00e1 el uso que se le debe dar a los folios inscritos que no fueron utilizados antes de la vigencia del decreto anti tr\u00e1mites y para ello podr\u00e1 optar entre:<\/span><\/p>\n

      \n
    1. Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros incorporados coincidan o no con un per\u00edodo completo, esto es, de un mes o un a\u00f1o. Al escoger esta opci\u00f3n, una vez diligenciado completamente el libro inscrito, la administraci\u00f3n continuar\u00e1 llevando su contabilidad bien sea en forma impresa o en archivo electr\u00f3nico.<\/span><\/li>\n
    2. Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si contin\u00faa imprimiendo los libros de contabilidad en folios sin dicho registro, o en archivos electr\u00f3nicos.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

      3. Operaciones anteriores a la vigencia del Decreto-ley 0019 de 2012<\/a>, no registrados en libros de contabilidad inscritos y no existen hojas para su impresi\u00f3n<\/span><\/h2>\n
        \n
      1. A partir de la expedici\u00f3n del Decreto 019 de 2012<\/a> las C\u00e1maras de Comercio no cuentan con facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisi\u00f3n del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligaci\u00f3n les fue exigible.<\/span><\/li>\n
      2. No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos econ\u00f3micos ocurridos antes de la vigencia del decreto anti-tr\u00e1mites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresi\u00f3n, el administrador dejar\u00e1 constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podr\u00e1 continuar llevando la contabilidad en archivos electr\u00f3nicos.<\/span><\/li>\n
      3. Si no cuenta con ning\u00fan folio inscrito en el registro mercantil, levantar\u00e1 un acta firmada por el representante legal y el contador de la compa\u00f1\u00eda en la que indicar\u00e1n tal circunstancia y proceder\u00e1n a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios f\u00edsicos o electr\u00f3nicos.<\/span><\/li>\n
      4. Ahora bien, si la decisi\u00f3n del administrador est\u00e1 dirigida a continuar con la contabilidad en libros f\u00edsicos, podr\u00e1 imprimir los registros en libros no inscritos. Esta opci\u00f3n, deber\u00e1 estar acompa\u00f1ada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos econ\u00f3micos anteriores a la vigencia del Decreto-ley 019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

        4. Requisitos de los archivos electr\u00f3nicos \u2013 aplicaci\u00f3n de la Ley 527 de 1999<\/a><\/span><\/h2>\n

        Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos y su almacenamiento debe garantizar que la informaci\u00f3n sea completa e inalterada. La conservaci\u00f3n de los registros electr\u00f3nicos seguir\u00e1 las condiciones establecidas en el art\u00edculo 12 de la Ley 527 de 1999<\/a>, cuales son:<\/span><\/p>\n

          \n
        1. Que la informaci\u00f3n que contenga sea accesible para su posterior consulta.<\/span><\/li>\n
        2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado.<\/span><\/li>\n
        3. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.<\/span><\/li>\n
        4. La conservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n financiera podr\u00e1 realizarse directamente o a trav\u00e9s de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.<\/span><\/li>\n
        5. Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la informaci\u00f3n, que minimicen una eventual p\u00e9rdida de datos.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

          5. Validez probatoria de los registros de contabilidad y libros de actas de junta directiva en archivos electr\u00f3nicos<\/span><\/h2>\n

          A la luz de los art\u00edculos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999<\/a>, los libros de contabilidad registrados en archivos electr\u00f3nicos son admisibles como medios de prueba y para su valoraci\u00f3n se seguir\u00e1n \u201clas reglas de la sana cr\u00edtica y dem\u00e1s criterios reconocidos legalmente para la apreciaci\u00f3n de las pruebas<\/span>. Por consiguiente habr\u00e1n de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la informaci\u00f3n, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente\u201d.<\/span><\/p>\n

          6. Libros de Junta Directiva<\/span><\/h2>\n

          De igual manera, el Decreto 019 de 2012<\/a> suprimi\u00f3 la obligaci\u00f3n de inscribir los libros de acta de junta directiva en el registro mercantil, a la vez que previ\u00f3 la opci\u00f3n de ser llevados por medios electr\u00f3nicos<\/span>. Por tal raz\u00f3n, las precisiones que anteceden se predican tambi\u00e9n de los libros de actas de junta directiva.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

          El Decreto-ley 019 de 2012 suprimi\u00f3 el registro de los libros de contabilidad en la C\u00e1mara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electr\u00f3nicos.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":6084,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"ngg_post_thumbnail":0,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[457,454,458],"tags":[],"class_list":["post-6083","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-politicas-erradas","category-sin-categoria","category-ultimas"],"aioseo_notices":[],"yoast_head":"\nLibros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos - Contadores P\u00fablicos<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos - 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Asesor contable tributario con m\u00e1s de 25 a\u00f1os de experiencia - Conferencista en temas contables y tributarios - T\u00e9cnico en Hardware y Dise\u00f1o Web - Creador y director Grupo de Estudio Colegio Colombiano de Contadores P\u00fablicos de Bucaramanga - Creador y Master Web p\u00e1gina www.contadoresp\u00fablicossantander.com - Expresidente Colegio Colombiano de Contadores P\u00fablicos Bucaramanga\",\"url\":\"https:\\\/\\\/contadoreshoy.com\\\/?author=1\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos - Contadores P\u00fablicos","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083","og_locale":"es_ES","og_type":"article","og_title":"Libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos - Contadores P\u00fablicos","og_description":"El Decreto-ley 019 de 2012 suprimi\u00f3 el registro de los libros de contabilidad en la C\u00e1mara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electr\u00f3nicos.","og_url":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083","og_site_name":"Contadores P\u00fablicos","article_publisher":"https:\/\/www.facebook.com\/CCCPBucaramanga\/","article_published_time":"2015-10-05T03:37:10+00:00","article_modified_time":"2017-02-05T03:00:26+00:00","og_image":[{"width":600,"height":400,"url":"https:\/\/contadoreshoy.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/contabilidad-electronica.jpg","type":"image\/jpeg"}],"author":"Miguel Antonio M\u00e1rquez Monta\u00f1ez","twitter_card":"summary_large_image","twitter_misc":{"Escrito por":"Miguel Antonio M\u00e1rquez Monta\u00f1ez","Tiempo de lectura":"6 minutos"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"Article","@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083#article","isPartOf":{"@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083"},"author":{"name":"Miguel Antonio M\u00e1rquez Monta\u00f1ez","@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/#\/schema\/person\/96d8979cb865537c5dc9345e40089fc5"},"headline":"Libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos","datePublished":"2015-10-05T03:37:10+00:00","dateModified":"2017-02-05T03:00:26+00:00","mainEntityOfPage":{"@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083"},"wordCount":1205,"commentCount":0,"publisher":{"@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/#organization"},"image":{"@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/contadoreshoy.com\/wp-content\/uploads\/2015\/10\/contabilidad-electronica.jpg","articleSection":{"0":"Pol\u00edticas erradas","2":"Ultimas Noticias"},"inLanguage":"es","potentialAction":[{"@type":"CommentAction","name":"Comment","target":["https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083#respond"]}]},{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083","url":"https:\/\/contadoreshoy.com\/?p=6083","name":"Libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electr\u00f3nicos - 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